«Il est temps d'établir un petit diagnostic. Vos réunions ne sont-elles pas trop longues ? Et sollicitez-vous assez l'avis de vos collaborateurs ? Sachez que, sans cela, ils s'ennuient. Idem si vous avez l'habitude d'improviser. Et si vous laissez parler les plus bavards, les autres se découragent.
L'efficacité a ses recettes. D'abord, il faut être rigoureux dans la préparation. La réunion doit avoir un but précis : commenter un investissement, recueillir des idées sur un dossier, fixer l'orientation d'un projet, etc. Ecrivez un ordre du jour, avec des termes simples, compréhensibles par tous. Séquencez-le par thèmes, si nécessaire. Il s'agit de vendre l'objet de la réunion, de convaincre vos interlocuteurs et de leur expliquer ce que vous attendez d'eux. Ne convoquez que les personnes concernées par le sujet. L'information doit être donnée assez tôt pour qu'elles puissent réfléchir et préparer la documentation nécessaire. Fixez des plages horaires acceptables : une réunion à 18h30 n'attirera pas grand monde. Evitez aussi de dépasser une durée de deux heures.
Durant les échanges, soyez directif sur la forme, mais jamais sur le fond. Si les participants s'en vont, c'est aussi parce qu'ils n'ont pas voix au chapitre. Auquel cas, vous resterez seul !
Une réunion doit commencer à l'heure et se terminer cinq minutes plus tôt que prévu. N'attendez donc pas avant de démarrer et rappelez d'emblée les règles du jeu : pas d'interruption au cours de la séance (téléphone portable éteint, secrétaire avertie de ne pas déranger), chacun attend que l'autre ait fini pour prendre la parole, on s'écoute les uns les autres, etc. Favoriser le brainstorming, c'est aussi créer un esprit de groupe, un climat. Dès lors, il est bon d'identifier les comportements des gens, afin de canaliser les interventions fleuve des leaders et de valoriser les plus timides. Attention aux humoristes et aux stars, qui perturbent les débats. N'hésitez pas, non plus, à déléguer l'animation à un expert, quand on aborde son domaine. Restez vous-même neutre et disponible, sans monopoliser la parole. Enfin, avant de conclure, récapitulez devant toute l'assemblée les décisions prises, quitte à recadrer un point en particulier. Puis rédigez ou faites rédiger un protocole de fin, actant tout cela et mentionnant qui fait quoi et dans quel délai. Ce sera aussi une base intéressante pour faire le point lors de la réunion suivante.»